Firmy w Polsce pierwszy raz przygotowują się do skorzystania z ulgi na badania i rozwój. Największy udział w kosztach działalności B+R mają koszty osobowe. Choć ustawa o CIT nie nakłada na przedsiębiorstwa ograniczeń interpretacyjnych dotyczących kwalifikowania kosztów osobowych, okazuje się, że robią to organy podatkowe. Kiedy więc firma może wliczyć koszty pracy do ulgi B+R?

W każdym przedsiębiorstwie podstawowym kosztem prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej jest koszt zatrudnienia pracowników. Zgodnie z przepisami, do kosztów kwalifikowanych zaliczane są koszty pracowników „zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R”. To sformułowanie jest źródłem wątpliwości interpretacyjnych zarówno dla firm usiłujących skorzystać z ulgi na badania i rozwój, jak i organów wydających interpretacje podatkowe. W konsekwencji firmy nie wiedzą, kiedy mogą wliczyć koszty osobowe do ulgi B+R, a organy często wydają interpretacje niekorzystne dla podatników.

Jak wykazać zatrudnienie w „celu realizacji działalność B+R”? Zapis w karcie obowiązków pracownika lub dokumentacja projektowa

Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają odliczenia kosztów osobowych od formalnego potwierdzenia w dokumentach, że pracownik został zatrudniony „w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej”. Takie zatrudnienie może, ale nie musi, wynikać z zapisów umowy o pracę. Można je wykazać wszelkimi dowodami, które potwierdzą, że pracownik realizuje działania B+R - w tym dokumentacją projektową.

Najprostszym sposobem udowodnienia, że pracownik został zatrudniony „w celu realizacji działalności B+R” jest ujęcie tego celu w zakresie obowiązków. Jednak w małych i średnich przedsiębiorstwach, działalnością B+R często zajmuje się jeden pracownik, który realizuje ją przy okazji wykonywania standardowej działalności firmy, i zazwyczaj nie jest to ujęte w zakresie jego obowiązków. Podobnie jest z pracownikami produkcyjnymi. Nie są oni zatrudniani „w celu realizacji działalności B+R”, a najczęściej zajmują się kluczowymi działaniami B+R, np. opracowywaniem prototypów, projektów pilotażowych, czy testowaniem produktów. W takich sytuacjach dowodem na to, że pracownik został „zatrudniony w celu realizacji działalności B+R” jest dokumentacja projektów B+R, w których bierze on udział. Jest ona wręcz wiarygodniejszym potwierdzeniem zaangażowania pracownika w działania B+R, niż odpowiednie sformułowanie w zakresie obowiązków.

Co na to organy podatkowe?

Tymczasem zdarza się, że organy podatkowe stwierdzają, że jeśli w zakresie obowiązków pracownika nie ma informacji, iż został on zatrudniony „w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej”, koszt jego pracy nie podlega odliczeniu. Taką interpretację otrzymała również firma, która uwzględniła w karcie obowiązków czynności z zakresu działalności B+R, np.: prowadzenie badań i analiz, rozwój produktów i usług, czy opracowywanie nowych produktów i technologii. W części wydanych do tej pory interpretacji podatkowych organy potwierdzają, że firma prowadzi działalność B+R i jednocześnie odmawiają wliczenia kosztów osobowych do ulgi, z uwagi na brak spełnienia przesłanki „zatrudnienia w celu realizacji B+R”. Prowadzi to do fałszywego wniosku, że firmy prowadzą działalność B+R bez udziału pracowników.

- W interpretacji wydanej w 2016 r. jeden z organów podatkowych uznał, że nie ma znaczenia, ile czasu pracownik przeznaczył na działalność badawczo-rozwojową, ponieważ najważniejsze jest spełnienie przesłanki „zatrudnienia w celu realizacji działalności B+R”. Z innej interpretacji wynika, że do kosztów kwalifikowanych firma może zaliczyć tylko czas pracy przeznaczony na realizację działalności B+R. Wymaga to szczegółowego ewidencjonowania czasu pracy. Według organu, na tej podstawie firma może wskazać procentowy udział pracownika w działalności badawczo-rozwojowej. Tymczasem prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane nawet przez kodeks pracy. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że od wydanych interpretacji podatkowych można się odwoływać – zaznacza Małgorzata Boguszewska, Manager Działu Dotacji i Ulg B+R w Ayming Polska.

Ewidencja czasu pracy – tak. Ale nie szczegółowa

Koszty osobowe pracownika realizującego działalność badawczo-rozwojową można ustalić na podstawie ewidencji czasu pracy prowadzonej w dowolny sposób, w tym na bazie łącznej liczby godzin poświęconych na B+R.

- Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzują, jak należy rozliczać czas pracownika „zatrudnionego w celu realizacji działalności B+R”. Nie ma więc konieczności prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, która dla firm jest kosztowna i problematyczna. Rozsądnym rozwiązaniem jest przyjęcie do ulgi badawczo-rozwojowej części wynagrodzenia pracownika na podstawie wskazanej miesięcznej liczby godzin poświęconych na działania B+R, która ma odzwierciedlenie w dokumentacji projektów badawczo-rozwojowych prowadzonych przez pracownika – komentuje  Małgorzata Boguszewska, Manager Działu Dotacji i Ulg B+R w Ayming Polska.

Firmy potrzebują zachęty do prowadzenia działalności B+R 

Przepisy ustawy o CIT nie określają, z czego ma wynikać „zatrudnienie pracownika w celu realizacji działalności B+R” i nie uzależniają możliwości odliczenia kosztów osobowych od formalnego potwierdzenia, że pracownik został zatrudniony właśnie w tym celu. Wbrew temu, co pojawiło się w kilku interpretacjach podatkowych, nie musi ono wynikać wprost z umowy o pracę. Takie zatrudnienie można wykazać wszelkimi dowodami, które potwierdzą, że pracownik realizuje B+R.

„Obserwujemy, że zarówno firmy, jak i organy podatkowe mają problem z interpretowaniem, na jakiej podstawie zaliczyć do ulgi B+R czas pracownika poświęcony na działalność badawczo-rozwojową. Niektóre urzędy odmawiają wydania interpretacji podatkowej lub wymagają formalnego uwzględnienia działań B+R w zakresie obowiązków pracownika. Tymczasem potrzebna jest indywidualna ocena sytuacji, która uwzględni fakt, że przedsiębiorstwa realizujące działania B+R są różnej wielkości, mają odmienne struktury i praktyki. Pamiętajmy, że ulga badawczo-rozwojowa ma je zachęcać do zwiększania nakładów na działania B+R. Jeśli biznes w Polsce ma być innowacyjny, trzeba mu ułatwić korzystanie z dostępnych form  wsparcia” – podkreśla Magdalena Burzyńska, Dyrektor Zarządzający w Ayming Polska.

Najlepszym sposobem na rozwiązanie problemów interpretacyjnych związanych z wliczaniem kosztów osobowych do ulgi, byłaby zmiana w przepisach polegająca na zastąpieniu określenia „zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R” na „realizujących działalność B+R”. Jak pokazuje pierwsze podejście do rozliczenia ulgi B+R, temat ten powinien jak najszybciej zostać podjęty przez ustawodawcę. Okazją ku temu będą prace nad tzw. „dużą ustawą o innowacyjności”.