Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił uwagę na zaświadczenia o niekaralności żądane przez formy od potencjalnych pracowników. Potwierdził on, iż zbieranie tego typu informacji może być nielegalne i naruszać prywatność pracownika.

W świetle przepisów pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika wyłącznie dokumentów określonych w Kodeksie pracy lub wynikających z odrębnych przepisów. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać każdego dokumentu, który przyjdzie mu do głowy - w tym także zaświadczenia o niekaralności – chyba, że z mocy przepisów ustawy jest do tego uprawniony bądź zobowiązany. Żądanie od pracownika zaświadczenia o niekaralności w sytuacji, gdy przepis prawa nie wymaga takiego zaświadczenia, może stanowić naruszenie zasad równego traktowania w zatrudnieniu i rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy względem pracownika.

Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym daje pracodawcy możliwość wystąpienia z zapytaniem dotyczącym osoby, którą chce zatrudnić. Jednak zaświadczenie o niekaralności wymagane jest jedynie w sytuacjach, gdy z przepisów prawa wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, czy ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Z reguły sytuacja ta dotyczy głównie licencjonowanych pracowników ochrony, pracowników kontroli skarbowej, policjantów, nauczycieli, prokuratorów, sędziów, agentów celnych, detektywów.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca może żądać od przyszłego pracownika dokumentów w postaci:

•wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

•świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

•dokumentów potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

•świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

•orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.